Pradėjus savarankišką darbą ir įregistravus individualią veiklą pagal pažymą, vienas pirmųjų iššūkių, su kuriuo susiduria nauji verslininkai, yra teisingas buhalterinės apskaitos tvarkymas. Nors laisvai samdomo specialisto kelias suteikia daug laisvės, lankstumo ir galimybių pačiam planuoti savo laiką bei pajamas, jis taip pat atneša ir nemažai administracinių atsakomybių. Dažnam pradedančiajam atrodo, kad dokumentų pildymas yra sudėtingas ir painus procesas, reikalaujantis specialių finansinių žinių. Visgi, pagrindinis ir bene svarbiausias kasdienės apskaitos dokumentas, su kuriuo susidursite, yra sąskaita faktūra. Būtent šis dokumentas yra oficialus įrodymas apie įvykusį sandorį, suteiktas paslaugas ar parduotas prekes, ir būtent jo pagrindu jūsų klientai atlieka mokėjimus. Teisingas sąskaitų išrašymas užtikrina ne tik sklandų atsiskaitymą, bet ir ramybę bendraujant su Valstybine mokesčių inspekcija (VMI). Todėl kiekvienam, vykdančiam individualią veiklą, gyvybiškai svarbu suprasti, kaip taisyklingai parengti šį dokumentą, kokią informaciją jame privalu nurodyti ir kokių klaidų reikėtų vengti.
Klaidingai išrašyti ar netinkamai apskaitomi dokumentai gali sukelti rimtų problemų: nuo uždelstų apmokėjimų iš klientų pusės iki finansinių sankcijų ar baudų mokesčių patikrinimo metu. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime visus svarbiausius aspektus, susijusius su sąskaitų faktūrų išrašymu dirbant su individualios veiklos pažyma. Nagrinėsime privalomus rekvizitus, aptarsime skirtumus tarp paprastos ir pridėtinės vertės mokesčio (PVM) sąskaitos faktūros, pasidalinsime patarimais, kaip automatizuoti šį procesą, bei atsakysime į dažniausiai užduodamus klausimus, kurie kyla tiek pradedantiesiems, tiek jau patyrusiems laisvai samdomiems darbuotojams.
Kas yra sąskaita faktūra ir kodėl ji yra būtina?
Sąskaita faktūra yra pirminis apskaitos dokumentas, patvirtinantis ūkinę operaciją – prekių pardavimą arba paslaugų suteikimą. Individualią veiklą vykdantiems asmenims šis dokumentas yra pagrindinis pajamų pagrindimo šaltinis. Lietuvos Respublikos teisės aktai numato, kad visi asmenys, vykdantys ekonominę veiklą ir gaunantys iš jos pajamų, privalo dokumentuoti savo sandorius. Tai reiškia, kad kiekvieną kartą, kai parduodate savo kurtą produktą, suteikiate konsultaciją, atliekate dizaino, programavimo ar bet kokius kitus darbus, už kuriuos gaunate atlygį, privalote išrašyti ir pirkėjui pateikti sąskaitą faktūrą.
Šis dokumentas atlieka dvi esmines funkcijas. Pirma, tai yra jūsų reikalavimas klientui apmokėti nurodytą sumą už suteiktas paslaugas ar prekes. Antra, tai yra esminis įrodymas valstybinėms institucijoms apie jūsų uždirbtas pajamas, nuo kurių vėliau bus skaičiuojami gyventojų pajamų mokestis (GPM), valstybinio socialinio draudimo (VSD) bei privalomojo sveikatos draudimo (PSD) įmokos. Tinkamai ir laiku neišrašius sąskaitos, veikla gali būti laikoma šešėline, o tai užtraukia teisinę atsakomybę ir gresia nemalonumais.
Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai
Kad dokumentas galiotų ir būtų pripažįstamas tiek buhalterijoje, tiek mokesčių inspekcijoje, jame privalo būti aiškiai nurodyta tam tikra informacija. Pagal Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymą, išrašant paprastą sąskaitą faktūrą, joje turi būti pateikiami šie privalomi rekvizitai:
- Dokumento pavadinimas: Viršutinėje dalyje turi būti aiškiai užrašyta „Sąskaita faktūra“.
- Serija ir numeris: Kiekviena sąskaita privalo turėti unikalų numerį ir seriją. Serija dažniausiai sudaroma iš raidžių (pavyzdžiui, jūsų inicialų, trumpinio „INV“ ar pan.), o numeris turi būti didėjantis ir nuoseklus (pavyzdžiui, 001, 002, 003). Svarbu paminėti, kad numeracija negali dubliuotis.
- Dokumento išrašymo data: Būtina nurodyti tikslią datą (metai, mėnuo, diena), kada dokumentas buvo sugeneruotas ir išsiųstas pirkėjui.
- Pardavėjo (jūsų) rekvizitai: Privaloma nurodyti savo vardą, pavardę, individualios veiklos pažymos numerį bei gyvenamosios vietos ar veiklos vykdymo adresą. Nors telefono numeris ir el. paštas nėra griežtai privalomi, juos rekomenduojama įtraukti dėl sklandesnės komunikacijos.
- Pirkėjo (kliento) rekvizitai: Jei klientas yra įmonė, nurodomas įmonės pavadinimas, įmonės kodas, adresas ir, jei taikoma, PVM mokėtojo kodas. Jei klientas yra fizinis asmuo, užtenka nurodyti jo vardą, pavardę, ir, idealu, adresą ar asmens kodą (nors asmens kodas fiziniam asmeniui dažnai pakeičiamas tiesiog gyvenamąja vieta dėl asmens duomenų apsaugos, nebent pirkėjas reikalauja kitaip).
- Ūkinės operacijos turinys: Aiškiai nurodykite, kokios prekės buvo parduotos ar kokios paslaugos suteiktos. Venkite pernelyg abstrakčių formuluočių kaip „Paslaugos“. Geriau rašyti detaliai: „Interneto svetainės kūrimo paslaugos“, „Straipsnio rašymas“, „Teisinė konsultacija (2 val.)“.
- Kiekis ir kaina: Nurodykite matavimo vienetus (valandos, vienetai, mėnesiai), jų kiekį ir vieneto kainą.
- Bendra mokėtina suma: Aiškiai išskirta galutinė suma skaičiais ir, pageidautina, žodžiais, nurodant valiutą (pavyzdžiui, EUR).
Papildoma, bet naudinga informacija dokumente
Nors aukščiau išvardinti punktai yra būtini pagal įstatymą, praktika rodo, kad norint išvengti vėluojančių mokėjimų, verta įtraukti ir papildomų detalių. Pirmiausia, tai jūsų banko sąskaitos numeris (IBAN) ir banko pavadinimas, kad klientas žinotų, kur pervesti pinigus. Taip pat labai svarbu nurodyti apmokėjimo terminą – iki kada pirkėjas privalo apmokėti šią sąskaitą (pavyzdžiui, per 14 arba 30 kalendorinių dienų nuo išrašymo datos). Aiškūs lūkesčiai sumažina nesusipratimų riziką.
Paprasta ir PVM sąskaita faktūra: esminiai skirtumai
Vykdant individualią veiklą, vienas iš dažniausių klausimų yra susijęs su pridėtinės vertės mokesčiu (PVM). Svarbu žinoti, kad tik įregistruoti PVM mokėtojai turi teisę ir prievolę išrašinėti PVM sąskaitas faktūras. Jei nesate PVM mokėtojas, išrašote paprastą sąskaitą faktūrą ir joje negalite išskirti jokio PVM mokesčio.
Lietuvoje prievolė registruotis PVM mokėtoju atsiranda tada, kai jūsų pajamos iš ekonominės veiklos per paskutinius 12 mėnesių viršija 45 000 eurų ribą. Atkreipkite dėmesį, kad skaičiuojami ne kalendoriniai metai, o bet kokie 12 iš eilės einančių mėnesių. Taip pat prievolė gali atsirasti, jei iš kitų Europos Sąjungos valstybių narių įsigyjate prekių, kurių vertė per kalendorinius metus viršija 14 000 eurų. Tapus PVM mokėtoju, pasikeičia ir dokumento išrašymo taisyklės:
- Dokumentas turi vadintis „PVM sąskaita faktūra“.
- Prie savo rekvizitų privalote nurodyti jums suteiktą PVM mokėtojo kodą.
- Prie paslaugos ar prekės kainos turi būti aiškiai atskirta suma be PVM, taikomas PVM tarifas (dažniausiai 21 proc.), PVM suma ir bendra mokėtina suma su PVM.
Jei paslaugas teikiate užsienio įmonėms, net ir būdami PVM mokėtojais, dažnai taikysite 0 proc. PVM tarifą (atvirkštinis apmokestinimas), tačiau tokiu atveju dokumente privalu nurodyti PVM įstatymo straipsnį arba ES direktyvą, pagal kurią taikomas nulinis tarifas (pavyzdžiui, „Atvirkštinis apmokestinimas / Reverse charge“).
Kaip taisyti klaidas ir anuliuoti išrašytą sąskaitą?
Dirbant savarankiškai, ypač pradžioje, išvengti klaidų būna sunku. Galbūt netyčia nurodėte neteisingą kliento įmonės kodą, įrašėte per didelę sumą arba pritaikėte ne tą kainodarą. Dažnai manoma, kad pakanka tiesiog ištrinti klaidingą dokumentą iš kompiuterio ir sukurti naują su tuo pačiu numeriu. Tačiau buhalterinėje apskaitoje toks veiksmas yra griežtai draudžiamas. Kiekviena sugeneruota ir klientui išsiųsta sąskaita jau yra oficialus dokumentas.
Jei klaida pastebima dar prieš perduodant dokumentą klientui ir jis nebuvo niekur užregistruotas, jį galima ištaisyti tiesiogiai. Tačiau, jei klientas jau gavo dokumentą ir jį įtraukė į savo buhalteriją, privalote išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą. Kreditinė sąskaita yra skirta anksčiau išrašytos sąskaitos sumai sumažinti arba visiškai anuliuoti. Joje nurodoma, kurios pradinės sąskaitos (jos serija ir numeris) duomenys yra tikslinami, o sumos rašomos su minuso ženklu. Tokiu būdu tiek jūsų, tiek pirkėjo buhalterinė apskaita lieka tvarkinga ir atitinka realią finansinę situaciją.
Šiuolaikiniai įrankiai: nuo „Excel“ iki apskaitos sistemų
Daugelis pradedančiųjų laisvai samdomų specialistų pirmąsias sąskaitas išrašo naudodami „Microsoft Excel“ arba „Word“ šablonus. Tai yra visiškai legalus ir nemokamas būdas, ypač kai per mėnesį turite tik vieną ar du klientus. Tačiau augant klientų skaičiui, šis metodas tampa nebeefektyvus ir didina klaidų (pavyzdžiui, dubliuotų numerių) tikimybę.
Šiandieninėje rinkoje apstu specializuotų, individualiai veiklai pritaikytų sąskaitų išrašymo programų. Šios debesijos pagrindu veikiančios sistemos leidžia vos keliais paspaudimais sugeneruoti profesionaliai atrodančius dokumentus, automatiškai seka numeraciją, leidžia išsaugoti nuolatinių klientų rekvizitus ir paslaugų įkainius. Be to, daugelis tokių sistemų automatiškai seka, ar klientas apmokėjo sąskaitą, siunčia priminimus dėl vėluojančių mokėjimų ir metų pabaigoje padeda lengvai sugeneruoti pajamų ataskaitas, reikalingas VMI pajamų mokesčio deklaracijai užpildyti. Investicija į tokią programinę įrangą dažniausiai yra labai nedidelė, tačiau sutaupo dešimtis valandų administracinio darbo per metus.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar ant sąskaitos faktūros privalomas parašas ir antspaudas?
Lietuvos Respublikos įstatymai numato, kad parašas ir antspaudas ant sąskaitos faktūros nėra privalomi. Elektroniniu paštu siunčiamas dokumentas (pavyzdžiui, PDF formatu) yra visiškai galiojantis ir turi tokią pat teisinę galią, kaip ir atspausdintas bei ranka pasirašytas popierinis variantas. Svarbiausia, kad jame būtų nurodyti visi įstatymo reikalaujami privalomi rekvizitai.
Ar galiu išrašyti sąskaitą užsienio klientui ir kita valiuta?
Taip, tikrai galite. Dirbant su užsienio klientais, ypač Jungtinėse Amerikos Valstijose, Jungtinėje Karalystėje ar kitose ne euro zonos šalyse, sąskaitas galima išrašyti bet kokia kita valiuta (pavyzdžiui, JAV doleriais ar svaro sterlingais). Tačiau jūsų buhalterinėje apskaitoje Lietuvoje gautos pajamos turės būti perskaičiuojamos į eurus pagal oficialų Europos Centrinio Banko (arba Lietuvos banko) nustatytą valiutų kursą, galiojusį pajamų gavimo ar dokumento išrašymo dieną. Pačią sąskaitą rekomenduojama išrašyti dviem kalbomis (pavyzdžiui, lietuvių ir anglų), siekiant užtikrinti dokumento aiškumą abiem šalims.
Ką daryti, jei klientas vėluoja apmokėti?
Tai nemaloni, bet dažna situacija dirbant savarankiškai. Pirmiausia, visada įtraukite aiškų apmokėjimo terminą pačiame dokumente. Jei terminas praėjo, rekomenduojama siųsti mandagius priminimus el. paštu. Jei klientas vis tiek nereaguoja, galima kreiptis į skolų išieškojimo įmones arba spręsti ginčą teisiniu keliu. Turėdami teisingai išrašytą ir kliento priimtą sąskaitą faktūrą (bei el. susirašinėjimą, patvirtinantį užsakymą), turite tvirtą teisinį pagrindą reikalauti apmokėjimo.
Ar galiu nurodyti savo įgaliojimus kitam asmeniui išrašyti dokumentus?
Jei turite asistentą ar buhalterį, galite suteikti jiems teisę išrašyti apskaitos dokumentus jūsų vardu. Tačiau už teisingą mokesčių apskaičiavimą, pajamų deklaravimą ir visą veiklą prieš valstybės institucijas atsakomybė vis tiek tenka jums – asmeniui, kurio vardu išduota individualios veiklos pažyma.
Apskaitos dokumentų archyvavimas ir saugojimo terminai
Klaidinga manyti, kad klientui apmokėjus sumą, dokumentą galima tiesiog išmesti ar pamiršti. Buhalterinės apskaitos dokumentų valdymas nesibaigia ties pinigų gavimo momentu. Pagal galiojančius teisės aktus, visi finansiniai dokumentai, patvirtinantys jūsų individualios veiklos pajamas ir išlaidas, turi būti sistemingai kaupiami, archyvuojami ir saugomi nustatytą laiko tarpą. Valstybinė mokesčių inspekcija turi teisę inicijuoti patikrinimą ir paprašyti pagrįsti jūsų deklaruotas pajamas už praėjusius mokestinius laikotarpius, todėl dokumentų išsaugojimas yra jūsų saugumo garantas.
Lietuvoje bendrasis apskaitos dokumentų, tarp jų ir sąskaitų faktūrų bei PVM sąskaitų faktūrų, saugojimo terminas yra 10 metų. Šis terminas taikomas nepriklausomai nuo to, ar esate įmonė, ar individualią veiklą pagal pažymą vykdantis fizinis asmuo. Archyvuoti dokumentus galite tiek popieriniu, tiek elektroniniu formatu. Pastaruoju metu skaitmeninis archyvavimas tampa vis populiaresnis dėl savo patogumo ir saugumo. Jei dokumentus išrašote ir gaunate elektroniniu formatu (pavyzdžiui, PDF), nebūtina jų spausdinti – pakanka juos patikimai saugoti kompiuterio kietajame diske, o dar geriau – debesų saugyklose ar išoriniuose kietuosiuose diskuose, taip apsisaugant nuo netikėtų technikos gedimų.
Tvarkingas archyvas ne tik padeda išvengti stresinių situacijų mokesčių patikrinimo atveju, bet ir leidžia patiems efektyviau analizuoti savo verslo augimą, stebėti pajamų tendencijas bei lyginti skirtingų metų ar mėnesių finansinius rezultatus. Taip pat verta atkreipti dėmesį, kad jei nuspręsite nutraukti individualią veiklą, prievolė saugoti dokumentus 10 metų niekur nedingsta. Dokumentai lieka jūsų asmenine atsakomybe visą įstatyme numatytą laikotarpį.
