Šiandieniniame skaitmeniniame pasaulyje dokumentų formatavimas yra vienas iš svarbiausių profesinio bendravimo elementų. Dažnai nutinka taip, kad parengę puikų gyvenimo aprašymą, ataskaitą ar sutartį „Microsoft Word“ formatu, susiduriame su problema: atidarius failą kitame kompiuteryje, pastraipos išsikraipo, šriftai pasikeičia, o nuotraukos atsiduria ne ten, kur turėtų būti. Būtent todėl Portable Document Format (PDF) yra tapęs auksiniu standartu dalijantis informacija. PDF failai užtikrina, kad jūsų dokumentas atrodys identiškai bet kuriame įrenginyje – nuo stalinio kompiuterio iki išmaniojo telefono. Nors gali pasirodyti, kad failų konvertavimas reikalauja specifinių žinių ar brangios programinės įrangos, iš tiesų egzistuoja daugybė greitų, nemokamų ir visiems prieinamų būdų tai padaryti. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime efektyviausius metodus, tinkančius tiek „Windows“, tiek „Mac“ vartotojams, taip pat tiems, kurie nori atlikti konversiją naudodamiesi tik naršykle ar mobiliuoju telefonu.
Naudojimasis integruotomis „Microsoft Word“ funkcijomis
Jei savo kompiuteryje jau turite įdiegtą „Microsoft Word“ programą (bet kurią versiją nuo 2010 m.), jums nereikia ieškoti jokių papildomų įrankių. „Microsoft“ integravo PDF kūrimo funkciją tiesiai į savo tekstų rengyklę, ir tai yra pats patikimiausias būdas išsaugoti dokumento formatavimą.
Yra du pagrindiniai būdai tai padaryti naudojant „Word“:
1. Funkcija „Įrašyti kaip“ (Save As)
Tai populiariausias metodas, leidžiantis tiesiogiai pakeisti failo tipą išsaugojimo metu. Procesas yra labai paprastas:
- Atidarykite norimą konvertuoti dokumentą „Word“ programoje.
- Viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite Failas (File).
- Meniu juostoje pasirinkite Įrašyti kaip (Save As).
- Pasirinkite vietą kompiuteryje, kur norite išsaugoti failą (pvz., „Darbastalis“ arba „Dokumentai“).
- Atsidariusiame lange, eilutėje „Failo tipas“ (Save as type), išskleiskite sąrašą ir pasirinkite PDF (*.pdf).
- Spustelėkite mygtuką Įrašyti (Save).
Šio proceso metu galite pasirinkti optimizavimo lygį: „Standartinis“ (tinka spausdinimui ir publikavimui internete) arba „Minimalus dydis“ (tinka siuntimui el. paštu, bet gali šiek tiek suprastėti vaizdų kokybė).
2. Funkcija „Eksportuoti“ (Export)
Naujesnėse „Word“ versijose yra atskira eksportavimo skiltis, kuri suteikia šiek tiek daugiau kontrolės.
- Spustelėkite Failas > Eksportuoti (Export).
- Pasirinkite Kurti PDF / XPS dokumentą (Create PDF/XPS Document).
- Dešinėje pusėje paspauskite mygtuką Kurti PDF / XPS.
- Atsidariusiame lange galite pasirinkti papildomas parinktis (Options), pavyzdžiui, konvertuoti tik tam tikrus puslapius arba įtraukti dokumento savybes.
- Baigę nustatymus, spauskite Publikuoti (Publish).
Konvertavimas naudojant „Google Docs“ (Google dokumentus)
Daugelis vartotojų pereina prie debesų technologijų ir dokumentus kuria naršyklėje. „Google Docs“ yra galingas, nemokamas įrankis, kuris puikiai tvarkosi su „Word“ failais ir jų konvertavimu į PDF. Tai idealus sprendimas, jei neturite įdiegtos „Office“ programų paketo savo kompiuteryje.
Norėdami tai atlikti, sekite šiuos žingsnius:
- Prisijunkite prie savo „Google“ paskyros ir atidarykite „Google Drive“ arba „Google Docs“.
- Jei dokumentas yra jūsų kompiuteryje, įkelkite jį į „Google Drive“ (spauskite Naujas > Failo įkėlimas).
- Atidarykite įkeltą DOCX failą. Jis atsidarys „Google Docs“ redaktoriuje.
- Viršutiniame meniu pasirinkite Failas (File).
- Užveskite pelę ant Atsisiųsti (Download) ir iššokusiame sąraše pasirinkite PDF dokumentas (.pdf).
Failas bus automatiškai sugeneruotas ir atsiųstas į jūsų kompiuterio „Atsisiuntimai“ (Downloads) aplanką. Svarbu paminėti, kad jei jūsų „Word“ dokumente yra labai sudėtingų formatavimo elementų (pvz., specifinių teksto laukelių ar sudėtingų lentelių), „Google Docs“ gali šiek tiek pakeisti jų išdėstymą, todėl visada peržiūrėkite gautą PDF failą.
Nemokami internetiniai konverteriai: greitas sprendimas
Jei nenorite naudoti „Google“ paslaugų ar diegti programų, internetiniai konvertavimo įrankiai yra greičiausias kelias. Internete gausu svetainių, kurios siūlo „drag-and-drop“ (vilkti ir paleisti) paslaugą. Populiariausi ir patikimiausi įrankiai yra „Smallpdf“, „iLovePDF“, „Adobe Acrobat Online“ ir „Soda PDF“.
Procesas dažniausiai yra toks pat visose platformose:
- Apsilankykite pasirinktoje svetainėje.
- Spustelėkite mygtuką Pasirinkti failą arba tiesiog nutempkite „Word“ dokumentą į naršyklės langą.
- Palaukite kelias sekundes, kol failas bus įkeltas ir konvertuotas serveriuose.
- Spustelėkite Atsisiųsti (Download), kad gautumėte PDF versiją.
Svarbu žinoti: Nors šie įrankiai yra labai patogūs, būkite atsargūs konvertuodami konfidencialius dokumentus (pvz., banko išrašus, sutartis su asmens kodais). Nors dauguma patikimų paslaugų teikėjų automatiškai ištrina failus po valandos, visada perskaitykite jų privatumo politiką prieš įkeldami jautrią informaciją.
Kaip konvertuoti „Word“ į PDF mobiliuosiuose įrenginiuose
Šiuolaikiniai išmanieji telefonai yra pakankamai galingi, kad atliktų biuro užduotis. Tiek „iOS“, tiek „Android“ operacinės sistemos turi integruotas priemones, leidžiančias išsaugoti failus kaip PDF be jokių papildomų programėlių diegimo.
„iPhone“ ir „iPad“ („iOS“) naudotojams
„Apple“ įrenginiuose ši funkcija yra paslėpta po spausdinimo parinktimi:
- Atidarykite dokumentą naudodami „Files“ (Failai) programėlę arba tiesiogiai iš el. pašto.
- Spustelėkite Bendrinimo (Share) ikoną (kvadratas su rodykle į viršų).
- Slinkite žemyn ir pasirinkite Spausdinti (Print).
- Atsidariusiame spausdinimo peržiūros lange pamatysite dokumento puslapius. Atlikite „Zoom-in“ (priartinimo) gestą dviem pirštais ant peržiūros paveikslėlio – tarsi norėtumėte išplėsti nuotrauką.
- Šis veiksmas automatiškai paverčia failą į PDF. Dabar vėl spustelėkite Bendrinimo ikoną ir pasirinkite Save to Files (Išsaugoti failuose).
„Android“ naudotojams
- Atidarykite „Word“ dokumentą (dažniausiai per „Google Docs“ ar „Microsoft Word“ programėlę).
- Spustelėkite meniu ikoną (trys taškai kampe).
- Pasirinkite Share & export (Bendrinti ir eksportuoti).
- Rinkitės Print (Spausdinti).
- Viršuje, kur pasirenkamas spausdintuvas, išskleiskite sąrašą ir pasirinkite Save as PDF (Išsaugoti kaip PDF).
- Spustelėkite PDF ikoną, kad išsaugotumėte failą telefone.
Konvertavimas „Mac“ kompiuteriuose („Pages“ ir „Preview“)
„Mac“ kompiuterių savininkai dažnai naudoja „Pages“ – „Apple“ tekstų rengyklę. Ji puikiai atidaro „Word“ failus ir leidžia juos eksportuoti.
Norėdami tai padaryti:
- Atidarykite DOCX failą su „Pages“ programa.
- Meniu juostoje pasirinkite File > Export To > PDF.
- Atsidariusiame lange galite pasirinkti vaizdų kokybę („Good“, „Better“, „Best“).
- Spustelėkite Next, įveskite pavadinimą ir spauskite Export.
Taip pat galite naudoti tiesioginį spausdinimo į PDF metodą iš bet kurios programos „Mac“ kompiuteryje: paspauskite Command + P, spausdinimo lango apačioje spustelėkite mažą rodyklę šalia PDF užrašo ir pasirinkite Save as PDF.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Žemiau pateikiame atsakymus į dažniausiai kylančius klausimus apie failų konvertavimą.
Ar konvertuojant į PDF išliks mano nuorodos (hyperlinks)?
Taip, dauguma konvertavimo metodų (ypač „Microsoft Word“ funkcija „Save As“ ir „Google Docs“) išsaugo aktyvias nuorodas. Tačiau, jei naudosite funkciją „Print to PDF“ (Spausdinti į PDF), kai kuriose senesnėse sistemose nuorodos gali tapti neaktyvios ir virsti paprastu tekstu.
Ar galiu redaguoti gautą PDF failą?
PDF formatas sukurtas kaip galutinis dokumento variantas, todėl jo redagavimas yra sudėtingesnis nei „Word“ failo. Norint redaguoti tekstą PDF faile, reikalinga speciali programinė įranga (pvz., „Adobe Acrobat Pro“) arba galite konvertuoti PDF atgal į „Word“ formatą.
Kodėl mano PDF failas užima daugiau vietos nei „Word“ failas?
Tai dažnai nutinka dėl šriftų įterpimo (embedding). Kad dokumentas atrodytų vienodai visuose kompiuteriuose, PDF faile išsaugomi visi naudoti šriftai. Taip pat, jei dokumente yra daug aukštos kokybės nuotraukų, konvertavimo metu jos gali būti nepakankamai suspaustos, jei nepasirinkote „Minimalus dydis“ (Minimum size) nustatymo.
Ar konvertavimas internetu yra saugus?
Dauguma didžiųjų platformų naudoja SSL šifravimą ir automatiškai trina failus. Visgi, 100% saugumo garantuoti neįmanoma jokiame viešame serveryje. Jei dokumentas yra ypač slaptas, rekomenduojama naudoti neprisijungusius (offline) įrankius, tokius kaip „Microsoft Word“ jūsų kompiuteryje.
Saugumo ir privatumo aspektai tvarkant dokumentus
Pabaigai svarbu aptarti ne tik techninį konvertavimo procesą, bet ir duomenų apsaugą. Konvertavimas į PDF suteikia puikią galimybę apsaugoti savo intelektinę nuosavybę. Skirtingai nei „Word“ dokumentai, kuriuos gavėjas gali lengvai pakeisti netyčia ar tyčia, PDF failai gali būti apsaugoti nuo redagavimo.
Naudojant „Microsoft Word“ ar specializuotus PDF redaktorius, konvertavimo metu arba po jo galite nustatyti slaptažodį. Tai ypač aktualu siunčiant sutartis, finansines ataskaitas ar asmens duomenis. Be to, PDF formatas palaiko skaitmeninius parašus, kurie turi teisinę galią daugelyje šalių, įskaitant Lietuvą. Todėl pasirinkdami tinkamą konvertavimo būdą, ne tik užtikrinate estetišką dokumento išvaizdą, bet ir pridedate papildomą saugumo sluoksnį savo informacijai. Atminkite, kad nors nemokami internetiniai įrankiai yra patogūs kasdienėms užduotims, darbui su jautria informacija visada geriau rinktis lokalius, kompiuteryje įdiegtus sprendimus.
