Organizatorius žiūri į komandą ir mato labai skirtingus žmones. Vieni mielai leistųsi į aktyvias rungtis, garsiai dalytųsi įspūdžiais ir varžytųsi dėl pirmos vietos. Kiti tokių užduočių vengia, pavargsta nuo triukšmo arba nejaukiai jaučiasi atsidūrę dėmesio centre. Dar yra kolegų, kurie mielai dalyvautų, jeigu aiškiai žinotų, kas jų laukia ir ką reikės daryti.
Todėl geras komandos renginys prasideda nuo klausimo, kam konkrečiai ši veikla turi tikti. Patrauklus aprašymas ar graži nuotrauka dar neparodo, ar patirtis bus patogi skirtingo temperamento, amžiaus, fizinių galimybių ir kūrybinės patirties žmonėms. Organizatoriui pravartu turėti trumpą atrankos sistemą, kuri padėtų suderinti komandos poreikius su praktinėmis sąlygomis.
Pirmasis filtras yra žmonės, o ne renginio mada
Prieš renkantis veiklą verta prisiminti ankstesnius susitikimus. Kas komandą išjudino? Kada dalyviai atsipalaidavo, o kada dalis jų liko stebėtojais? Atsakymai dažnai atskleidžia daugiau nei bendras balsavimas tarp kelių skambių idėjų.
Komandos skirtingumas nėra kliūtis, kurią reikėtų paslėpti. Tai atrankos kriterijus. Jeigu vieni kolegos mėgsta kalbėti ir improvizuoti, o kiti mieliau susikaupia prie individualios užduoties, tinkama veikla turėtų leisti bendrauti savo tempu. Fizinio pasirengimo ar pasirodymo prieš grupę reikalavimas būtų pagrįstas tik tuomet, jeigu toks yra renginio tikslas.
Žemas įsitraukimo slenkstis suteikia saugumo
Žmogui lengviau prisijungti, kai pradžia aiški, o pirmas žingsnis įveikiamas. Kūrybinėje veikloje tai gali reikšti parodytus pavyzdžius, suprantamai pristatytas medžiagas ir šalia esantį vedėją, į kurį galima kreiptis. Patirtis be išankstinių kūrybinių įgūdžių reikalavimo sumažina nerimą tiems, kurie save laiko nekūrybiškais.
Pasirinkimo laisvė irgi turi ribas. Per daug atviras nurodymas „sukurkite ką norite“ gali sutrikdyti, o vienas privalomas sprendimas greitai tampa monotoniškas. Patogus vidurys atsiranda tada, kai dalyvis gauna aiškią užduoties eigą, tačiau pats pasirenka jam artimas detales. Prieš rezervuojant verta išsiaiškinti, kokius pasirinkimus vedėjas galės pasiūlyti konkrečiai grupei.
Šeši klausimai trumpam renginio brifui
Renginio brifas padeda išvengti sprendimų pagal nuojautą. Jį galima užpildyti dar prieš kreipiantis į veiklos vedėją:
- Tikslas. Ar komanda turi atsipalaiduoti, geriau susipažinti, pažymėti progą, ar ramiai pabūti kartu po intensyvaus laikotarpio?
- Dalyviai. Kiek žmonių planuoja atvykti, kokiomis kalbomis jie bendrauja ir ar yra poreikių, susijusių su judėjimu, rega, klausa ar jautrumu aplinkai?
- Įsitraukimas. Ar veikla leidžia dirbti savu tempu, kreiptis pagalbos ir dalyvauti be varžymosi bei viešo pasirodymo?
- Rezultatas. Ką kiekvienas žmogus išsineš, o kokį bendrą prisiminimą gaus visa komanda?
- Logistika. Kuri vieta patogiausia, kiek laiko galima skirti, kas pasirūpins priemonėmis ir kaip dalyviai atvyks?
- Biudžetas. Kokia bendra riba, kas įskaičiuota į pasiūlymą ir kokius kintamuosius reikia suderinti prieš patvirtinant užsakymą?
Kai atsakymai rodo, kad komandai tiktų rami, praktinė kūrybinė veikla su asmeniniu rezultatu, viena iš svarstytinų krypčių yra perlų papuošalų dirbtuvės komandai. Šiuo formatu dalyviai supažindinami su perlais, gauna tikrus perlus, kitas reikalingas medžiagas ir įrankius, o kūrybos metu juos lydi Gintautė. Ankstesnė patirtis nereikalinga, o sukurtą papuošalą dalyvis pasiima su savimi.
Aiškus rezultatas padeda išlaikyti dėmesį
Komandos renginyje apčiuopiamas rezultatas veikia kaip natūralus orientyras. Žmogus mato, kur juda, gali stebėti savo progresą ir užbaigti veiklą asmeniniu tempu. Sukurtas papuošalas primena bendrą patirtį ir grįžus į kasdienę aplinką.
Vis dėlto organizatoriui verta pasitikslinti, kaip atrodys pagalba skirtingu greičiu dirbantiems žmonėms. Vienas dalyvis sprendimą priims iškart, kitam reikės palyginti kelis variantus, o trečias gali paprašyti techninio paaiškinimo. Vedėjo vaidmuo čia labai konkretus: aiškiai paaiškinti proceso eigą, atsakyti į klausimus ir padėti užbaigti darbą, neužgožiant autoriaus pasirinkimo.
Praktinės sąlygos lemia, ar gera idėja veiks
Veiklos turinys yra tik viena organizavimo dalis. Reikia įvertinti, ar erdvę patogu pasiekti viešuoju transportu ir automobiliu, ar į ją gali patekti visi dalyviai, ar pakaks vietos patogiai sėdėti bei dirbti. Jeigu komandoje yra individualių prieinamumo poreikių, juos geriausia aptarti tiesiogiai, dar prieš patvirtinant vietą.
Šios kūrybinės dirbtuvės gali vykti studijoje Užupyje arba organizatoriaus pasirinktoje vietoje. Formatas, trukmė ir kaina derinami individualiai, todėl užklausoje naudinga pateikti preliminarų dalyvių skaičių, norimą datą, vietos variantą ir turimą laiko langą. Taip abi pusės gali įvertinti, kiek reikės medžiagų, įrankių ir pasiruošimo.
Trukmė turi derėti su dienos ritmu
Per trumpas laikas skatina skubėti, o pernelyg ilgas gali varginti po darbo dienos ar mokymų. Organizatorius turėtų matyti visą programą: atvykimą, įvadą, kūrybą, pertraukas ir pabaigą. Individualiai derinama trukmė leidžia įrašyti veiklą į bendrą renginio planą, tačiau galutinį laiką reikia sutarti iš anksto.
Biudžetą verta vertinti pagal visą pasiūlymą
Lyginant veiklas, vien galutinė suma nedaug pasako. Reikėtų žinoti, ar pasiūlymas apima medžiagas, įrankius, vedimą, pasiruošimą ir vykimą į pasirinktą vietą. Kadangi kaina priklauso nuo individualiai suderinto formato, patikimas palyginimas įmanomas tik pateikus vienodą brifą skirtingiems variantams.
Komunikacija prieš renginį mažina nejaukumą
Kvietime kolegoms pakanka kelių aiškių sakinių: kokia veikla numatyta, kur ir kada ji vyks, kiek apytiksliai laiko reikės skirti, ar būtina pasiruošti ir ką žmogus parsineš. Jeigu įgūdžių nereikia, verta tai parašyti tiesiai. Toks paaiškinimas ypač naudingas tiems, kurie žodį „kūryba“ sieja su vertinimu ar talentu.
Taip pat galima iš anksto surinkti praktinius klausimus ir informuoti vedėją apie grupės poreikius. Nebūtina slėpti visų detalių vien tam, kad renginys liktų staigmena. Truputis aiškumo dažnai padidina norą ateiti ir leidžia žmonėms pasiruošti emociškai.
Ko geriau nedaryti
Nereikėtų rinktis veiklos vien pagal vadovo skonį, slėpti jos pobūdžio iki paskutinės minutės, versti kolegas varžytis ar viešai vertinti jų sukurtus darbus. Taip pat neverta palikti neaptartų prieinamumo, laiko ir biudžeto klausimų, tikintis juos išspręsti renginio dieną.
Grįžtamasis ryšys parodo daugiau nei bendras balas
Po renginio vietoje vieno klausimo „ar patiko?“ galima paprašyti įvardyti, kada žmogus jautėsi labiausiai įsitraukęs ir kas jam trukdė. Dar verta paklausti, ar tempas buvo patogus, ar pakako vedėjo pagalbos ir ar organizacinė informacija buvo aiški. Tokie atsakymai tampa naudingu kito renginio brifu.
Sėkmingą komandos veiklą išduoda ne garsiausias vakaro momentas. Daug daugiau pasako tai, kiek skirtingų žmonių rado sau patogų dalyvavimo būdą, galėjo priimti savus sprendimus ir išėjo užbaigę tai, ką pradėjo. Tokio rezultato tikimybę organizatorius gali padidinti dar atrankos etape, jei nuosekliai patikrina žmones, sąlygas ir veiklos eigą.
