Šiuolaikiniame verslo ir viešojo administravimo pasaulyje elektroniniai dokumentai tapo kasdienybe, tačiau vis dar dažnai kyla sumaištis gavus failą su plėtiniu „.asice“. Įsivaizduokite situaciją: el. paštu gaunate svarbią sutartį ar oficialų raštą, bandote jį atidaryti savo kompiuteryje ar telefone, tačiau įprastos programos, tokios kaip „Adobe Acrobat“ ar „Word“, rodo klaidą arba tiesiog neatpažįsta formato. Tai gali sukelti nemažai streso, ypač jei dokumentą reikia peržiūrėti skubiai. Gera žinia ta, kad šis formatas nėra klaida ar sugadintas failas – tai tiesiog specializuotas elektroninio parašo konteineris, plačiai naudojamas Lietuvoje ir kitose Baltijos šalyse. Nors tiesioginis „konvertavimas“ nėra visiškai tikslus terminas technine prasme, egzistuoja paprasti ir greiti būdai, kaip iš šio konteinerio ištraukti įprastą PDF failą arba jį peržiūrėti žmogui suprantama forma.
Kas iš tikrųjų yra .asice failas ir kodėl jis naudojamas?
Prieš pradedant techninius veiksmus, svarbu suprasti, ką laikote savo rankose. ASICE (angl. Associated Signature Containers Extended) yra tarptautinis standartas, skirtas saugoti elektroniniu būdu pasirašytus dokumentus. Galite įsivaizduoti šį failą kaip skaitmeninį voką ar aplanką.
Šiame „voke“ dažniausiai slypi trys pagrindiniai komponentai:
- Originalus dokumentas: Tai failas, kurį pasirašėte jūs arba kita šalis. Dažniausiai tai yra PDF, tačiau gali būti ir „Word“, „Excel“ ar paveikslėlių failai.
- Elektroninis parašas: Kriptografiniai duomenys, kurie patvirtina pasirašiusiojo tapatybę.
- Metaduomenys ir laiko žymos: Informacija, kada tiksliai dokumentas buvo pasirašytas ir ar tuo metu sertifikatas galiojo.
Pagrindinė problema, su kuria susiduria vartotojai, yra ta, kad standartinės PDF skaityklės nemoka „išpakuoti“ šio konteinerio. Todėl norint pamatyti turinį, reikia naudoti specializuotus įrankius, kurie atveria konteinerį ir leidžia pasiekti viduje esantį PDF failą.
Kaip atidaryti ir išsaugoti PDF naudojant naršyklę
Vienas populiariausių ir saugiausių būdų dirbti su ASICE failais Lietuvoje yra naudoti oficialius elektroninio parašo portalus. Tai nereikalauja jokios papildomos programinės įrangos diegimo į kompiuterį.
Naudojantis „GoSign“ (buvusi „Dokobit“) sistema
Tai viena dažniausiai naudojamų sistemų verslo sektoriuje. Procesas čia intuityvus:
- Prisijunkite prie portalo naudodami mobilųjį parašą, „Smart-ID“ ar lustinę kortelę.
- Įkelkite savo .asice failą į sistemą (dažniausiai mygtukas vadinasi „Įkelti dokumentą“ arba „Tikrinti dokumentą“).
- Sistemai atidarius dokumentą, ekrane pamatysite jo turinį.
- Norėdami gauti PDF, ieškokite parinkties „Atsisiųsti“ (angl. Download). Dažnai sistema leis pasirinkti: atsisiųsti pilną konteinerį arba atsisiųsti originalų failą. Pasirinkus originalų failą, gausite PDF dokumentą be parašo konteinerio.
Naudojantis Registrų centro „Signa Web“
Tai valstybinis įrankis, kuris yra visiškai nemokamas ir patikimas:
- Apsilankykite „Signa Web“ svetainėje.
- Pasirinkite funkciją „Įkelti dokumentą pasirašymui ar tikrinimui“.
- Įkėlus .asice failą, sistema parodys pasirašiusiųjų asmenų sąrašą ir parašų galiojimo statusą.
- Norėdami išsaugoti turinį kaip PDF, ieškokite dokumento peržiūros lango. Dažnai ten rasite ikoną, leidžiančią išsaugoti patį dokumento turinį atskirai nuo parašo duomenų.
Specializuota programinė įranga kompiuteriams
Jei su tokiais dokumentais dirbate nuolat, pavyzdžiui, esate buhalteris, teisininkas ar administratorius, patogiau naudoti įdiegtą programinę įrangą, o ne naršyklę. Baltijos šalyse standartu laikoma programa „DigiDoc4“.
Ši programa yra ypač patogi, nes integruojasi į operacinę sistemą. Įdiegus ją, .asice failai bus atpažįstami automatiškai. Norint konvertuoti į PDF:
- Dukart spustelėkite ant .asice failo.
- Programa atsidarys ir parodys dokumento turinį bei parašus dešinėje pusėje.
- Sąraše, kuriame rodomi failai esantys konteineryje, matysite originalų PDF.
- Spustelėkite ant failo pavadinimo dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite „Išsaugoti kaip…“ (arba tiesiog „Save as“). Taip ištrauksite švarų PDF dokumentą į savo kompiuterį.
Svarbus skirtumas: PDF ištraukimas vs. PDF vizualizacija
Čia slypi esminė detalė, kurią privalo žinoti kiekvienas. Yra du būdai, kaip .asice failas virsta PDF failu, ir jie turi skirtingą teisinę galią.
1. Originalo ištraukimas (Extract)
Tai veiksmas, kai jūs tiesiog paimate iš konteinerio tą patį failą, kuris ten buvo įdėtas. Jei tai buvo PDF failas, jis ir liks PDF. Tačiau svarbu žinoti: ištrauktas PDF failas pats savaime neturi elektroninio parašo žymos. Parašas lieka ant konteinerio (.asice). Todėl, jei ištrauksite PDF ir nusiųsite jį kam nors be .asice apvalkalo, gavėjas matys tik tekstą, bet negalės patikrinti, kas ir kada jį pasirašė.
2. Vizualizuotas PDF (su parašo žyma)
Daugelis vartotojų nori matyti PDF dokumentą, kuriame viršuje arba apačioje būtų užrašas: „Pasirašyta: Vardas Pavardė, Data“. Tai vadinama vizualizacija. Kai kurios sistemos (pvz., „GoSign“ mokamos versijos arba tam tikri konverteriai) leidžia sugeneruoti tokį PDF.
Dėmesio: Toks sugeneruotas PDF su matoma parašo kortele dažnai tampa tik „kopija“. Nors jis atrodo gražiai ir tinka archyvavimui ar spausdinimui, techniškai tikrasis kvalifikuotas elektroninis parašas yra tik .asice faile. Teisiniuose ginčuose pirmenybė visada teikiama .asice failui.
Dažniausiai pasitaikančios klaidos ir problemos
Net ir žinant teoriją, praktikoje pasitaiko nesklandumų. Štai ką daryti, jei nepavyksta gauti norimo rezultato:
- Failas neatsidaro „Adobe Acrobat“ programoje: Tai normalu. „Adobe“ be specialių papildinių nemoka skaityti specifinio Baltijos šalių .asice formato. Nenaudokite „Adobe“ konteinerio atidarymui – naudokite jį tik jau ištraukto PDF peržiūrai.
- Sistema rodo, kad parašas negalioja: Jei atidarėte failą ir matote raudoną įspėjimą, tai nereiškia, kad nepavyks ištraukti PDF. Tai gali reikšti, kad pasibaigė sertifikato galiojimas arba dokumentas buvo pakeistas. PDF vis tiek galėsite peržiūrėti, bet jo teisinė galia abejotina.
- Konteineryje yra ne PDF, o kitas formatas: Kartais žmonės pasirašo „Word“ (.docx) failus. Tokiu atveju ištrauksite „Word“ dokumentą. Norėdami turėti PDF, turėsite jį patys išsaugoti kaip PDF naudodami „Microsoft Word“.
Saugumo įspėjimas dėl nežinomų konverterių
Internete gausu svetainių, siūlančių nemokamai konvertuoti „ASICE to PDF“. Būkite itin atsargūs. Įkeldami dokumentą į nežinomą serverį, jūs rizikuojate konfidencialios informacijos saugumu. Dokumente gali būti asmens kodai, finansiniai duomenys ar komercinės paslaptys.
Rekomenduojama naudoti tik patikrintus, sertifikuotus paslaugų teikėjus (kaip Registrų centras, „Dokobit/Signicat“, SK ID Solutions) arba programinę įrangą, kuri visus veiksmus atlieka jūsų kompiuteryje („DigiDoc4“), nesiųsdama failo į nutolusius serverius.
D.U.K. (Dažniausiai užduodami klausimai)
Ar galiu redaguoti PDF failą po to, kai jį ištraukiau iš .asice?
Taip, techniškai galite jį redaguoti. Tačiau bet koks redagavimas panaikina sąsają su originaliu elektroniniu parašu. Jei redaguosite ištrauktą failą, tai bus naujas dokumentas, kurį reikės pasirašyti iš naujo.
Ar atspausdintas dokumentas iš .asice failo turi teisinę galią?
Atspausdintas popierinis variantas laikomas dokumento kopija (nuorašu). Originalas visada yra skaitmeninis failas. Valstybinėse įstaigose ar teisme popierinė kopija gali būti priimta, tačiau esant ginčui bus reikalaujama pateikti originalų .asice failą.
Kodėl aš nematau parašo ant paties PDF dokumento teksto?
Elektroninis parašas nėra vizualus antspaudas (kaip rašalinis parašas). Tai nematomas kompiuterinis kodas. Vizualūs užrašai „Pasirašyta el. parašu“ yra dedami tik dėl patogumo ir grožio, bet jie nėra būtini parašo galiojimui.
Kaip nusiųsti pasirašytą dokumentą žmogui, kuris nesinaudoja el. parašu?
Geriausia praktika – siųsti .asice failą ir laiške pridėti nuorodą į viešą tikrinimo įrankį (pvz., Registrų centro). Taip pat galite prisegti ištrauktą PDF kaip „peržiūros kopiją“, bet pabrėžti, kad teisinę galią turi .asice failas.
Originalaus formato archyvavimo svarba
Nors PDF formatas yra patogus skaitymui ir spausdinimui, labai svarbu suprasti, kad konvertavimas ar turinio ištraukimas turėtų būti naudojamas tik susipažinimo tikslais. Elektroninio dokumento valdymas reikalauja kitokio požiūrio į archyvavimą nei popierinių dokumentų atveju.
Ištrynus .asice failą ir pasilikus tik iš jo ištrauktą PDF, jūs faktiškai sunaikinate originalą. Ištrauktas PDF neturi laiko žymos ir vientisumo patvirtinimo. Po kelerių metų, prireikus įrodyti, kad sutartis buvo pasirašyta būtent tą dieną ir jos turinys nebuvo pakeistas, paprastas PDF failas bus bevertis įrodymas be jį lydinčio kriptografinio konteinerio. Todėl geriausia praktika yra visada saugoti gautą .asice failą saugiame diske ar debesyje, o PDF versiją naudoti tik kaip darbinę kopiją kasdieniams veiksmams.
