Verslo kasdienybėje grynųjų pinigų operacijos vis dar užima reikšmingą vietą, nepaisant sparčiai populiarėjančių elektroninių atsiskaitymų. Kiekviena įmonė, kuri savo veikloje susiduria su grynaisiais pinigais – ar tai būtų atsiskaitymai su klientais, ar pinigų išmokėjimas darbuotojams avansu, ar atskaitingų asmenų operacijos – privalo griežtai laikytis kasos darbo organizavimo taisyklių. Vienas pagrindinių dokumentų, užtikrinančių skaidrią ir teisėtą grynųjų pinigų apskaitą, yra kasos knyga. Nors iš pirmo žvilgsnio jos pildymas gali pasirodyti techninis ir nesudėtingas darbas, praktika rodo, kad būtent čia buhalteriai ir kasininkai dažnai padaro klaidų, kurios vėliau gali užtraukti administracinę atsakomybę ar sukelti problemų mokestinių patikrinimų metu. Suprasti, kaip teisingai pildyti šį žurnalą, yra ne tik buhalterinė pareiga, bet ir finansinės drausmės pagrindas.
Kasos knygos paskirtis ir reglamentavimas
Kasos knyga yra pagrindinis apskaitos registras, kuriame chronologine tvarka fiksuojamos visos įmonės grynųjų pinigų operacijos. Kiekvienas pinigų įnešimas į kasą ar išėmimas iš jos privalo būti pagrįstas pirminiais dokumentais ir atsispindėti šiame žurnale. Lietuvoje kasos darbo organizavimą ir kasos operacijų atlikimą reglamentuoja Vyriausybės nutarimai bei Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklės. Šie teisės aktai nustato griežtus reikalavimus, kaip turi būti įforminamos operacijos, kas turi teisę pasirašyti dokumentus ir kaip turi būti saugomi grynieji pinigai.
Svarbu suprasti, kad kasos knyga nėra tik formalumas. Tai yra dokumentas, kuris parodo realią įmonės grynųjų pinigų būklę bet kuriuo laiko momentu. Teisingai pildoma knyga leidžia vadovui kontroliuoti lėšų judėjimą, o kontroliuojančioms institucijoms (pavyzdžiui, VMI) – patikrinti, ar įmonė neslepia pajamų ir ar teisingai apskaito išlaidas.
Pagrindinės pildymo taisyklės
Norint išvengti nemalonumų, būtina laikytis esminių pildymo principų. Nesvarbu, ar pildote popierinę knygą ranka, ar naudojate buhalterinę programą, kuri suformuoja kasos knygos lapus, logika išlieka ta pati.
1. Pirminių dokumentų svarba
Nė vienas įrašas kasos knygoje negali atsirasti be pagrindžiančio dokumento. Egzistuoja du pagrindiniai dokumentų tipai:
- Kasos pajamų orderis (KPO): išrašomas, kai pinigai patenka į kasą (pvz., inkasuojamos lėšos iš EKA, grąžinamas avansas, įnešamas įstatinis kapitalas).
- Kasos išlaidų orderis (KIO): išrašomas, kai pinigai išduodami iš kasos (pvz., išmokamas atlyginimas, duodami pinigai ūkio išlaidoms, atiduodama inkasacija į banką).
Kiekvienas orderis privalo turėti unikalų numerį, datą, sumą žodžiais ir skaitmenimis bei atsakingų asmenų parašus.
2. Chronologija ir likučiai
Įrašai kasos knygoje privalo būti daromi tą pačią dieną, kai įvyko operacija. Negalima kaupti kelių dienų orderių ir juos suvesti savaitės pabaigoje. Kiekvienos dienos pabaigoje kasininkas privalo:
- Suskaičiuoti visų tos dienos pajamų sumą.
- Suskaičiuoti visų tos dienos išlaidų sumą.
- Išvesti dienos pabaigos likutį.
Dienos pabaigos likutis apskaičiuojamas taip: Dienos pradžios likutis + Dienos pajamos – Dienos išlaidos = Dienos pabaigos likutis. Šis likutis automatiškai tampa kitos darbo dienos pradžios likučiu.
3. Parašai ir atsakomybė
Kasos knygoje pasirašo kasininkas (arba kitas darbuotojas, paskirtas atlikti kasos operacijas) ir vyriausiasis buhalteris. Kasininkas savo parašu patvirtina, kad faktiškai priėmė arba išdavė pinigus ir kad įrašai knygoje atitinka dokumentus. Buhalteris tikrina įrašų teisingumą. Jei įmonėje nėra kasininko pareigybės, šias funkcijas gali atlikti vadovas arba jo įgaliotas asmuo, tačiau tai turi būti įforminta įsakymu.
Elektroninė vs. Popierinė kasos knyga
Šiuolaikinėje apskaitoje popierinės, ranka pildomos kasos knygos tampa retenybe, tačiau jos vis dar legalios ir naudojamos mažesnėse įmonėse. Visgi, dauguma verslų pereina prie kompiuterizuoto apskaitos būdo.
Elektroninė kasos knyga turi keletą esminių privalumų. Pirma, ji eliminuoja aritmetinių klaidų tikimybę – programa pati suskaičiuoja likučius. Antra, ji užtikrina tvarką numeracijoje. Tačiau net ir naudojant programinę įrangą, privaloma periodiškai (dažniausiai – mėnesio pabaigoje) atspausdinti kasos knygos lapus, juos pasirašyti ir susegti į bylas kartu su pirminiais dokumentais (KPO ir KIO). Atspausdinti lapai turi būti sunumeruoti, o paskutiniame lape įrašomas bendras lapų skaičius, patvirtintas vadovo ir buhalterio parašais bei antspaudu (jei naudojamas).
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Net ir patyrę specialistai kartais klysta. Žemiau pateikiamos situacijos, kurios dažniausiai užkliūva auditoriams ir mokesčių administratoriams:
Neigiamas kasos likutis
Tai viena grubiausių ir, deja, gana dažnų klaidų. Fiziškai neįmanoma iš kasos išimti daugiau pinigų, nei joje yra. Jei buhalterinėje programoje matote neigiamą likutį, tai reiškia, kad:
- Buvo atlikta išlaidas fiksuojanti operacija, bet pamiršta įvesti pinigų įnešimo operacija.
- Supainiota operacijų chronologija (pvz., ryte išmokėta, o pinigai įnešti tik vakare, nors dokumentuose laikas nurodytas atvirkščiai).
- Faktiškai vadovas ar savininkas sumokėjo iš savo asmeninių lėšų, bet tai buvo įforminta kaip įmonės kasos išlaidos be išankstinio atskaitingo asmens avanso išdavimo.
Neigiamas likutis yra signalas VMI, kad apskaita tvarkoma aplaidžiai.
Taisymo klaidos
Pildant popierinę kasos knygą, griežtai draudžiama naudoti korektorius (baltukus), trinti įrašus ar skutinėti. Jei padaryta klaida, ji taisoma taip: klaidingas įrašas perbraukiamas vienu brūkšniu (kad būtų galima perskaityti, kas buvo parašyta), šalia rašomas teisingas skaičius ar tekstas, ir pasirašoma. Šalia turi būti užrašas „Taisymu tikėti“, data ir atsakingų asmenų parašai. Kompiuterinėje apskaitoje klaidų taisymas dažniausiai vyksta stornuojant (anuliuojant) klaidingą įrašą ir suvedant naują.
Parašų trūkumas
Dažnai pasitaiko atvejų, kai kasos knyga atspausdinama, bet paliekama nepasirašyta. Nepasirašyta kasos knyga neturi teisinės galios. Dar blogiau, kai trūksta parašų ant pačių orderių (ypač gavėjo parašo ant KIO). Jei nėra pinigų gavėjo parašo, laikoma, kad pinigai iš kasos neišėjo, kas lemia grynųjų pinigų trūkumą kasoje (pagal dokumentus pinigų turėtų būti daugiau, nei yra realiai).
Valiutinių operacijų painiava
Jei įmonė priima atsiskaitymus ne tik eurais, bet ir užsienio valiuta, kiekvienai valiutai rekomenduojama (ir dažnai būtina techniškai) vesti atskirą kasos knygą arba atskirą apskaitos dalį. Negalima viename lape maišyti skirtingų valiutų sumuojant jas nominalia verte.
DUK – Dažniausiai užduodami klausimai
Šiame skyriuje atsakome į praktinius klausimus, kurie kyla kasdieniniame darbe su kasos dokumentais.
Ar būtina spausdinti kasos knygą kiekvieną dieną?
Jei naudojate buhalterinę programą, kasos knygos lapus rekomenduojama spausdinti pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui (pvz., mėnesiui). Tačiau jei operacijų labai daug, galima spausdinti ir dažniau. Svarbiausia – užtikrinti duomenų saugumą ir vientisumą.
Ką daryti, jei tą dieną nebuvo jokių kasos operacijų?
Jei per dieną nebuvo atlikta jokių grynųjų pinigų operacijų (nei pajamų, nei išlaidų), tos dienos kasos knygos lapo pildyti nereikia. Likutis tiesiog perkeliamas į tą dieną, kai įvyksta kita operacija.
Ar mažoji bendrija (MB) privalo pildyti kasos knygą?
Taip, jei MB atlieka operacijas grynaisiais pinigais, ji privalo vadovautis tais pačiais kasos darbo organizavimo principais kaip ir UAB. Tai užtikrina lėšų atskyrimą tarp nario asmeninių lėšų ir bendrijos lėšų.
Kiek laiko reikia saugoti kasos knygą?
Pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą bei vyriausiojo archyvaro rodykles, kasos knygos ir kasos dokumentai (KPO, KIO) saugomi 10 metų.
Ar galima ant KIO nedėti antspaudo?
Antspaudas ant kasos dokumentų privalomas tik tuo atveju, jei įmonės įstatuose numatyta, kad įmonė savo veikloje naudoja antspaudą. Jei antspaudas nenaudojamas, užtenka įgaliotų asmenų parašų.
Atsakomybė ir kontrolės svarba
Kasos operacijų taisyklių pažeidimas nėra tik biurokratinė klaida. Už kasos operacijų tvarkos pažeidimus Lietuvos Respublikos administracinių nusižengimų kodeksas numato baudas tiek atsakingiems asmenims (buhalteriams, kasininkams), tiek įmonių vadovams. Baudos gali svyruoti nuo įspėjimų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo pažeidimo pobūdžio ir pakartotinumo. Be to, neteisingas kasos pildymas gali sukelti įtarimų dėl pajamų slėpimo, kas veda prie išsamių mokestinių tyrimų.
Siekiant išvengti klaidų, rekomenduojama periodiškai atlikti kasos inventorizaciją – sulyginti faktiškai kasoje esančius pinigus su buhalteriniais likučiais. Tai ypač aktualu įmonėse, kur grynaisiais pinigais operuoja ne vienas asmuo. Griežta vidaus kontrolė ir nuolatinis darbuotojų kvalifikacijos kėlimas yra geriausia prevencija prieš finansinius netikslumus ir teisines problemas.
