Kasdieniniame darbe su skaitmeniniais dokumentais dažnai susiduriame su situacija, kai turime vieną didelį PDF failą, tačiau mums reikalinga tik jo dalis. Tai gali būti ilga sutartis, kurioje reikia išskirti tik parašų puslapį, elektroninė knyga, iš kurios norite pasidalinti tik vienu skyriumi, arba finansinė ataskaita, kurioje yra konfidencialios informacijos, kurią būtina pašalinti prieš siunčiant dokumentą trečiosioms šalims. PDF formatas yra sukurtas taip, kad išlaikytų dokumento vientisumą, todėl jo redagavimas ar skaidymas be tinkamų žinių gali pasirodyti sudėtingas. Tačiau, nepaisant šio formato standumo, egzistuoja daugybė būdų – nuo nemokamų internetinių įrankių iki funkcijų, jau integruotų jūsų kompiuteryje – kurie leidžia greitai ir lengvai padalinti PDF dokumentą į atskiras dalis. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime efektyviausius metodus, padėsiančius sutaupyti laiko ir palengvinti dokumentų valdymą.
Kodėl verta ir kada reikia skaidyti PDF failus?
Prieš pradedant techninę dalį, svarbu suprasti, kodėl PDF skaidymas (angl. split) yra toks svarbus procesas biuro administravime, studijose ar asmeninių duomenų valdyme. Dideli failai dažnai sukelia nepatogumų, o jų skaidymas sprendžia keletą esminių problemų:
- Failo dydžio mažinimas: El. pašto sistemos dažnai turi priedų dydžio apribojimus (pavyzdžiui, 20 MB arba 25 MB). Jei jūsų PDF failas yra nuskaitytas aukšta raiška ir užima daug vietos, jo išskaidymas į kelias dalis leidžia lengvai išsiųsti informaciją be būtinybės naudoti failų talpyklas.
- Informacijos saugumas: Tai viena dažniausių priežasčių. Jei turite dokumentą, kuriame yra ir vieša, ir slapta informacija (pvz., asmens kodai, banko sąskaitos), būtina atskirti ir išsaugoti tik tuos puslapius, kurie yra skirti gavėjui.
- Teminis rūšiavimas: Studentams ir tyrėjams dažnai tenka dirbti su didelės apimties literatūra. PDF skaidymas leidžia iš didelės knygos išsaugoti tik reikalingus skyrius, taip sukuriant patogesnę ir greičiau veikiančią biblioteką.
- Bendradarbiavimas: Dideliuose projektuose skirtingi skyriai gali būti atsakingi už skirtingas ataskaitos dalis. Dokumento padalinimas leidžia komandoms dirbti su savo dalimi atskirai.
Paprasčiausias būdas: Naršyklės „Spausdinti į PDF“ funkcija
Daugelis vartotojų nustemba sužinoję, kad jiems nereikia siųstis jokių papildomų programų ar kelti dokumentų į internetą. Jei naudojate Google Chrome, Microsoft Edge ar kitą modernią naršyklę, jūs jau turite įdiegtą PDF skaidymo įrankį. Tai yra vienas saugiausių būdų, nes duomenys niekur siunčiami – viskas vyksta jūsų kompiuteryje.
Štai kaip tai padaryti žingsnis po žingsnio:
- Atidarykite PDF failą naudodami savo interneto naršyklę (dešinysis pelės klavišas ant failo > Open with > Google Chrome).
- Paspauskite spausdinimo piktogramą arba naudokite klaviatūros trumpinį Ctrl + P (Windows) arba Cmd + P (Mac).
- Spausdintuvo pasirinkimo skiltyje (angl. Destination) pasirinkite ne fizinį spausdintuvą, o parinktį „Save as PDF“ (Išsaugoti kaip PDF) arba „Microsoft Print to PDF“.
- Puslapių nustatymuose (angl. Pages) pasirinkite parinktį „Custom“ (Pasirinktinai).
- Įveskite puslapių numerius, kuriuos norite atskirti. Pavyzdžiui, jei norite išsaugoti tik 5-ąjį puslapį, įrašykite „5“. Jei norite diapazono nuo 10 iki 15, įrašykite „10-15“. Taip pat galite derinti: „1, 3, 5-10“.
- Spauskite „Save“ (Išsaugoti) ir pasirinkite vietą savo kompiuteryje, kur bus sukurtas naujas failas tik su pasirinktais puslapiais.
Internetiniai įrankiai: greitis ir patogumas
Jei nenorite žaisti su spausdinimo nustatymais arba reikia sudėtingesnio skaidymo (pavyzdžiui, vienu mygtuko paspaudimu padalinti 100 puslapių dokumentą į 100 atskirų failų), internetiniai įrankiai yra nepakeičiami. Populiariausios platformos, tokios kaip iLovePDF, Smallpdf ar SodaPDF, siūlo intuityvias sąsajas.
Kaip naudotis internetiniais PDF skaidymo įrankiais?
Dauguma šių svetainių veikia identišku principu:
- Įkėlimas: Nutempiate savo failą į naršyklės langą.
- Pasirinkimas: Sistema parodo visus dokumento puslapius. Jūs galite vizualiai pažymėti kirpimo vietas arba įvesti puslapių intervalus.
- Apdorojimas: Paspaudus „Skaidyti PDF“ (Split PDF), serveris apdoroja užklausą.
- Atsisiuntimas: Gaunate nuorodą atsisiųsti atskirtus failus (dažniausiai supakuotus į ZIP archyvą, jei jų yra daug).
Svarbu dėl saugumo: Nors šie įrankiai yra itin patogūs, nerekomenduojama jų naudoti dokumentams su jautria asmenine ar komercine informacija. Nors dauguma paslaugų teikėjų deklaruoja, kad failai ištrinami po valandos, jūs vis tiek siunčiate duomenis į trečiosios šalies serverį.
Specializuota programinė įranga darbalaukyje
Nuolatiniam darbui su dideliais dokumentų srautais, ypač verslo aplinkoje, geriausia naudoti įdiegtas programas. Jos veikia be interneto ryšio ir užtikrina maksimalų privatumą.
Adobe Acrobat Pro DC
Tai yra rinkos standartas. „Adobe“ siūlo plačiausias galimybes – ne tik skaidyti, bet ir ištrinti, pasukti ar keisti puslapių tvarką. Funkcija „Organize Pages“ leidžia vizualiai valdyti visą dokumento struktūrą. Tačiau ši programa yra mokama ir gana brangi.
PDFsam Basic (Nemokama alternatyva)
Jei ieškote nemokamo, atviro kodo sprendimo, PDFsam Basic yra puikus pasirinkimas. Ši programa sukurta specialiai skaidymui ir sujungimui. Ji neturi teksto redagavimo funkcijų, tačiau puikiai atlieka failų manipuliavimo užduotis. Su ja galite:
- Skaidyti po kiekvieno puslapio.
- Skaidyti kas „n“ puslapių (pvz., kas 10 puslapių).
- Skaidyti pagal nurodytus puslapių numerius.
- Skaidyti pagal failo dydį (pvz., padalinti į dalis, ne didesnes nei 5 MB).
Kaip atskirti PDF puslapius „Mac“ kompiuteriuose
„Apple“ kompiuterių savininkai turi didelį pranašumą – operacinėje sistemoje integruotą Preview (Peržiūra) programą. Tai galingas įrankis, kurio daugelis neišnaudoja pilnu pajėgumu.
Norėdami atskirti puslapius „Mac“ kompiuteryje:
- Atidarykite failą su „Preview“.
- Įjunkite miniatiūrų rodinį (View > Thumbnails).
- Pasirinkite norimą puslapį ar puslapių grupę šoninėje juostoje.
- Tiesiog nutempkite (drag-and-drop) pasirinktus puslapius iš šoninės juostos ant savo darbalaukio (Desktop).
Šis veiksmas automatiškai sukurs naują PDF failą, kuriame bus tik jūsų pasirinkti puslapiai. Tai bene greičiausias būdas iš visų egzistuojančių.
Dažniausiai užduodami klausimai (D.U.K.)
Šioje skiltyje atsakome į dažniausiai kylančius klausimus, susijusius su PDF dokumentų skaidymu ir redagavimu.
Ar PDF skaidymas sumažina dokumento kokybę?
Paprastai ne. Jei naudojate kokybiškus įrankius (tiek internetinius, tiek stacionarius), jie tiesiog „iškerpa“ puslapius nekeisdami jų turinio suspaudimo. Tačiau, jei naudojate metodą „Spausdinti į PDF“ (Print to PDF), kartais gali pasikeisti teksto atpažinimo (OCR) sluoksnis arba nežymiai pakisti vaizdų raiška, priklausomai nuo nustatymų.
Ar galiu skaidyti slaptažodžiu apsaugotą PDF failą?
Norint padalinti apsaugotą failą, pirmiausia turite žinoti slaptažodį. Dauguma programų paprašys įvesti slaptažodį prieš leidžiant atlikti bet kokius veiksmus. Jei slaptažodis yra skirtas tik redagavimo apribojimui (o ne atidarymui), kai kurie „Print to PDF” metodai gali padėti apeiti šį apribojimą, sukuriant naują, neapsaugotą failo kopiją.
Kuo skiriasi PDF skaidymas (Split) nuo ištraukimo (Extract)?
Iš esmės tai yra labai panašūs procesai, tačiau terminologija skiriasi priklausomai nuo tikslo. Skaidymas dažniausiai reiškia vieno didelio failo padalinimą į kelias lygias dalis arba atskirus failus. Ištraukimas reiškia konkrečių puslapių pasirinkimą ir jų išsaugojimą kaip naujo dokumento, paliekant originalą nepaliestą.
Ar saugu naudoti nemokamus internetinius konverterius?
Bendro naudojimo dokumentams – taip. Tačiau finansiniams, teisiniams ar asmens duomenis turintiems dokumentams geriau naudoti įrankius, veikiančius be interneto ryšio (offline), pavyzdžiui, naršyklės spausdinimo funkciją arba „PDFsam“. Nors daugelis svetainių naudoja SSL šifravimą ir automatiškai trina failus, rizika visada išlieka.
Dokumentų valdymo higiena po skaidymo
Išmokus techniškai padalinti failus, labai svarbu nepamiršti ir organizacinės dalies. Dažna klaida, kurią daro vartotojai – netvarkingas failų pavadinimų suteikimas po skaidymo. Jei turite 100 puslapių sutartį ir ją padalinate į 5 dalis, failai, pavadinti „Sutartis_1“, „Sutartis_2“ ir t.t., po mėnesio jums nieko nebesakys.
Rekomenduojama naudoti aprašomąją failų vardinimo sistemą. Geras pavyzdys būtų: [Data]_[ProjektoPavadinimas]_[Turinys].pdf. Pavyzdžiui: 2023-10-15_NamoStatyba_Samata.pdf ir 2023-10-15_NamoStatyba_Breziniai.pdf. Taip pat, jei skaidote dokumentus archyvavimui, verta iš karto juos dėti į atitinkamas direktorijas. Tai ypač aktualu buhalteriams ir teisininkams, kurie per dieną gali apdoroti dešimtis PDF failų. Tvarkingas suskaidytų failų saugojimas debesijos talpyklose (Google Drive, OneDrive) su aiškia struktūra sutaupo valandas paieškos laiko ateityje ir užtikrina, kad reikalinga dokumento dalis visada bus po ranka.
