Dažnai susiduriame su situacija, kai skaitmeninėje erdvėje susikaupia daugybė atskirų dokumentų, kurie logiškai turėtų sudaryti vieną visumą. Nesvarbu, ar tai būtų nuskenuotos sutarties puslapiai, studentiški darbai, sąskaitos faktūros ar tiesiog nuotraukų rinkinys, kurį norite išsiųsti kolegai ar dėstytojui – siųsti dešimt atskirų failų elektroniniu paštu yra neprofesionalu ir nepatogu gavėjui. PDF failų sujungimas į vieną dokumentą yra vienas naudingiausių skaitmeninio raštingumo įgūdžių, kuris padeda palaikyti tvarką kompiuteryje ir palengvina informacijos dalinimąsi. Nors anksčiau tam reikėdavo brangios programinės įrangos, šiandien egzistuoja daugybė nemokamų ir greitų būdų atlikti šią užduotį tiek internete, tiek naudojantis standartiniais kompiuterio įrankiais.
Kodėl verta sujungti PDF failus?
Prieš pradedant nagrinėti techninius metodus, svarbu suprasti, kokią praktinę naudą teikia dokumentų apjungimas. Tai nėra tik estetinė tvarka failų aplanke. Tvarkingas dokumentų valdymas tiesiogiai veikia darbo našumą. Štai keletas pagrindinių priežasčių, kodėl turėtumėte išmokti tai daryti:
- Patogumas gavėjui: Kai siunčiate vieną failą vietoj penkių, gavėjui nereikia atidarinėti kiekvieno priedo atskirai, juos atsisiųsti ir rūšiuoti. Tai rodo jūsų profesionalumą ir pagarbą kito žmogaus laikui.
- Spausdinimo paprastumas: Spausdinti vieną 20 puslapių dokumentą yra žymiai greičiau nei 20 atskirų failų. Jums nereikės kiekvieną kartą spausti „Spausdinti“ ir laukti, kol spausdintuvas apdoros naują užduotį.
- Duomenų vientisumas: Sujungus susijusius dokumentus (pvz., projekto aprašymą, sąmatą ir brėžinius) į vieną failą, sumažėja rizika, kad dalis informacijos pasimes persiuntimo metu.
- Archyvavimas: Kurdami skaitmeninį archyvą, daug lengviau rasite informaciją, jei visi susiję metai ar projekto etapai bus viename faile su aiškiu turiniu.
Kaip sujungti PDF failus internetu (Online įrankiai)
Greičiausias būdas sujungti failus, jei neturite įdiegtos specialios programinės įrangos ir dokumentai nėra konfidencialūs, yra naudoti internetinius įrankius. Šios svetainės veikia debesijos principu: jūs įkeliate failus, serveris juos sujungia, ir jūs atsisiunčiate rezultatą. Populiariausi įrankiai yra „iLovePDF“, „Smallpdf“, „PDF24“ ir kiti.
Naudojimosi instrukcija žingsnis po žingsnio:
- Atidarykite pasirinktą internetinį įrankį savo naršyklėje.
- Spustelėkite mygtuką „Pasirinkti failus“ (arba „Select PDF files“) arba tiesiog nutempkite norimus dokumentus į naršyklės langą.
- Įkėlę failus, pamatysite jų miniatiūras. Šiame etape galite keisti puslapių eiliškumą tiesiog pertempdami juos pele. Tai labai svarbu, norint užtikrinti logišką dokumento eigą.
- Įsitikinę, kad tvarka teisinga, spauskite mygtuką „Sujungti PDF“ (Merge PDF).
- Procesas užtruks vos kelias sekundes. Baigus apdorojimą, paspauskite „Atsisiųsti“ ir išsaugokite naująjį failą savo įrenginyje.
Svarbu paminėti, kad dauguma šių įrankių turi nemokamas versijas, tačiau jos gali taikyti apribojimus (pvz., failų dydžio limitą arba ribotą užduočių skaičių per valandą). Tačiau kasdieniam vartotojui šių resursų dažniausiai visiškai pakanka.
Saugumas: kada nenaudoti internetinių įrankių?
Nors internetiniai konverteriai yra itin patogūs, jie kelia tam tikrų saugumo rizikų. Kai įkeliate failą į trečiosios šalies serverį, jūs techniškai perduodate dokumento kopiją. Nors dauguma patikimų paslaugų teikėjų (pvz., tie, kurie atitinka GDPR reikalavimus) deklaruoja, kad failai ištrinami po valandos ar dviejų, visada išlieka teorinė duomenų nutekėjimo galimybė.
Rekomendacija: Nenaudokite viešų internetinių įrankių sujungti dokumentams, kuriuose yra asmens kodai, banko sąskaitų duomenys, komercinės paslaptys, slaptažodžiai ar jautri medicininė informacija. Tokiems atvejams geriau rinktis neprisijungus veikiančią (offline) programinę įrangą.
PDF sujungimas „Windows“ kompiuteriuose be interneto
„Windows“ operacinė sistema, skirtingai nei „macOS“, neturi integruoto paprasto įrankio PDF sujungimui, todėl dažniausiai reikia įsidiegti papildomą programą. Jei turite „Adobe Acrobat Pro“ (mokamą versiją), tai padaryti labai lengva, tačiau dauguma vartotojų turi tik nemokamą „Reader“ versiją, kuri leidžia tik peržiūrėti failus.
Geriausia nemokama alternatyva „Windows“ vartotojams yra atvirojo kodo programos arba specializuoti įrankiai, tokie kaip „PDF24 Creator“ arba „PDFgear“. Šios programos įdiegiamos į kompiuterį, todėl visi procesai vyksta jūsų įrenginyje, nereikalaujant interneto ryšio.
Darbas su „PDF24 Creator“:
- Atsisiųskite ir įdiekite programą iš oficialios svetainės.
- Atidarykite „PDF24 Toolbox“ ir pasirinkite funkciją „Merge PDF“ (Sujungti PDF).
- Įkelkite failus, kuriuos norite sujungti.
- Jei reikia, pasukite puslapius ar pakeiskite jų eiliškumą.
- Spauskite „Create“ (Sukurti) ir išsaugokite rezultatą.
Tai yra saugiausias būdas tvarkyti konfidencialius dokumentus „Windows“ aplinkoje nemokamai.
Instrukcija „macOS“ („Mac“ kompiuterių) naudotojams
„Apple“ kompiuterių savininkams pasisekė labiausiai – jiems nereikia siųstis jokių papildomų programų. Operacinėje sistemoje esanti programa „Peržiūra“ (Preview) yra itin galinga ir leidžia lengvai manipuliuoti PDF failais.
Kaip tai padaryti:
- Atidarykite pirmąjį PDF failą naudodami programą „Preview“.
- Meniu juostoje pasirinkite View (Rodymas) > Thumbnails (Miniatiūros). Kairėje pusėje atsiras šoninė juosta su puslapių vaizdais.
- Iš savo failų aplanko (Finder) paimkite kitą PDF failą ir tiesiog nutempkite jį į tą šoninę juostą po paskutiniu pirmojo dokumento puslapiu.
- Galite keisti puslapių tvarką vilkdami juos aukštyn arba žemyn.
- Norėdami išsaugoti sujungtą dokumentą, eikite į File > Export as PDF (Eksportuoti kaip PDF).
Šis metodas yra ne tik greitas, bet ir visiškai saugus, nes failai niekada nepalieka jūsų kompiuterio.
Kaip sujungti dokumentus telefone (iOS ir Android)
Šiuolaikiniai išmanieji telefonai yra pakankamai galingi, kad atliktų biuro užduotis. Jei gavote kelis dokumentus el. paštu ir reikia juos skubiai sujungti telefone, tai galite padaryti be kompiuterio.
iPhone (iOS) vartotojams:
Naudokite programėlę „Files“ (Failai). Tai integruota sistema:
- Atidarykite programėlę „Files“ ir raskite aplanką su savo PDF failais.
- Paspauskite tris taškelius viršutiniame dešiniajame kampe ir pasirinkite „Select“ (Pasirinkti).
- Pažymėkite failus, kuriuos norite sujungti.
- Paspauskite tris taškelius ekrano apačioje ir pasirinkite „Create PDF“. Sistema automatiškai sukurs naują failą, kuriame bus sujungti visi pasirinkti dokumentai.
Android vartotojams:
Daugelyje „Android“ telefonų gali prireikti trečiųjų šalių programėlių, tokių kaip „PDF Utils“ ar „iLovePDF“ mobilioji versija. Tačiau, jei naudojate „Google Drive“, galite pasinaudoti nuskaitymo funkcija keliems puslapiams sukurti, arba tiesiog atsisiųsti specializuotą nemokamą įrankį iš „Google Play“ parduotuvės, kuris atlieka „Merge“ funkciją.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Sujungiant failus dažnai kyla specifinių klausimų. Žemiau pateikiame atsakymus į populiariausias užklausas.
Ar sujungus failus sumažės dokumento kokybė?
Paprastai kokybė išlieka tokia pati. Tačiau kai kurie internetiniai įrankiai, siekdami sumažinti failo dydį, gali automatiškai suspausti paveikslėlius. Jei jums reikalinga maksimali spaudos kokybė, nustatymuose ieškokite parinkčių, leidžiančių išjungti suspaudimą (compression).
Ką daryti, jei sujungtas failas yra per didelis siųsti el. paštu?
Tai dažna problema, kai jungiami dokumentai su aukštos raiškos nuotraukomis. Tokiu atveju, po sujungimo, galite pasinaudoti „PDF Compress“ (PDF suspaudimo) funkcija. Dauguma įrankių, kurie sujungia failus, siūlo ir jų suspaudimą. Tai sumažins failo dydį, minimaliai paveikiant vaizdo kokybę.
Ar galiu sujungti apsaugotus slaptažodžiu PDF failus?
Tiesiogiai sujungti užrakintų failų nepavyks. Pirmiausia turite žinoti slaptažodį, atidaryti failą ir pašalinti apsaugą (arba išsaugoti kaip naują neapsaugotą versiją), ir tik tuomet galėsite jį sujungti su kitais dokumentais.
Ar įmanoma redaguoti tekstą po failų sujungimo?
Sujungimo procesas tik „suklijuoja“ puslapius, bet nepaverčia teksto redaguojamu. Jei norite keisti tekstą, jums reikės PDF redagavimo programos arba OCR (optinio simbolių atpažinimo) funkcijos, kuri konvertuoja paveikslėlį į tekstą.
Patarimai failų paruošimui prieš sujungimą
Norint, kad galutinis rezultatas būtų kokybiškas ir lengvai naudojamas, verta atlikti keletą paruošiamųjų darbų dar prieš pradedant sujungimo procesą. Visų pirma, atkreipkite dėmesį į failų pavadinimus. Jei planuojate sujungti daug dokumentų, sunumeruokite juos (pvz., „01_Ivadas“, „02_Saskaita“, „03_Priedai“). Tai padės automatiškai išrikiuoti failus teisinga tvarka įkėlimo metu, ir jums nereikės gaišti laiko juos perstumdant rankiniu būdu.
Taip pat svarbu patikrinti puslapių orientaciją. Neretai skenuoti dokumentai būna „paguldyti“ (Landscape), nors tekstas yra vertikalus. Nors sujungimo įrankiai dažnai leidžia pasukti puslapius, tai daryti atskirai kiekvienam puslapiui yra neefektyvu. Geriausia visus failus sutvarkyti ir išsaugoti teisinga kryptimi dar prieš juos keliant į bendrą sistemą. Galiausiai, jei jungiate dokumentus su skirtingais šriftais ar formatavimu, peržiūrėkite galutinį failą, kad įsitikintumėte, jog vizualinis perėjimas tarp skirtingų dalių nėra pernelyg drastiškas ir dokumentas atrodo vientisai.
